Особенности
управления сотрудниками
на расстоянии
Сейчас всё больше компаний предлагают сотрудникам работу на удалённом доступе. Многие направления деятельности и профессии сами по себе не требуют нахождения в одном офисе с командой 5 дней в неделю, 8 часов в день (например, консультанты, веб-дизайнеры, программисты, клиентские менеджеры и др.).
Руководитель становится дистанционным или «виртуальным», когда сотрудники не работают с ним в одном и том же месте (помещении, офисе, кабинете) на постоянной основе.
На примере нашей компании это руководители вертикалей, чьи сотрудники работают в территориальных банках или головных отделениях Банка, на удаленных территориях, руководители сотрудников внутренних структурных подразделений (ВСП), территориальные или региональные менеджеры и пр. Это могут быть специалисты по обслуживанию клиентов, региональные руководители, территориальные менеджеры, а также представители любых подразделений, осуществляющих работы на отдалённых территориях. В формате «виртуальных» команд работают клиентские и сервисные менеджеры.
Концепция удалённой работы может звучать просто, однако требует серьезной подготовки, чёткого планирования и реализации всех управленческих задач.
Управление виртуальной командой требует, чтобы менеджеры удвоили усилия в отношении основ управления, в том числе, установили четкие цели, организовали эффективные встречи, чётко общались и использовали индивидуальные и коллективные преимущества членов команды
Джули Уилсон
основатель Института будущего обучения и преподаватель в Гарвардском университете
Задача данного курса — помочь руководителям организовать удалённый формат работы, не теряя производительности, повышая удовлетворённость сотрудников и экономя затраты.
В чём же специфика взаимоотношений между руководителем и сотрудниками при дистанционном управлении?
Главные фокусы
Три основных направления работы с командами, работающими дистанционно, на которых важно сфокусироваться руководителю: коммуникация, доверие и продуктивность.
Коммуникация
Обеспечение свободного и доступного сотрудникам циркулирования точной информации внутри организации создаёт ощущение принадлежности к коллективу. Обеспечить информационную осведомлённость и прозрачность работы должно наличие необходимого оборудования и программного обеспечения, выбор правильных инструментов для выполнения задач и культура работы (в т.ч. коммуникации).
Наличие необходимого оборудования и программного обеспечения
Проведите инвентаризацию наличия у сотрудников компьютера, всех необходимых доступов и программ, широкополосных подключений. Обратите внимание на возможности загрузки и выгрузки, чтобы обеспечить достаточную ёмкость для телефонии, видео или совместного использования экрана.

Не всем нужен одинаковый уровень пропускной способности, поэтому для поддержания реалистичности требований могут понадобиться некоторые рекомендации для каждой конкретной роли. Также, возможно, необходимо пересмотреть политику возмещения расходов в отношении личных широкополосных подключений. Некоторым сотрудникам может потребоваться инвестировать в мобильные точки доступа и связанные с ними планы передачи данных для создания адекватного доступа в Интернет дома.
Инструменты и технологии для виртуальной коллаборации
Технологии позволяют «виртуальным» командам быть жизнеспособными. Инструменты, выбранные вами, должны предоставить возможность чата, соавторства документов, совместного доступа к файлам и проведения совещаний с видео. Обратите внимание на то, чтобы используемые вами инструменты, были согласованы в рамках внутренних политик вашей компании, включая политику по информационной безопасности (инструменты, отражённые в данном курсе, носят рекомендательный характер).

Выберите наиболее интегральный с вашими задачами инструмент для коллаборации:

  • чаты (Slack, Twist, WhatsApp, Viber);
  • платформы для управления проектами (Trello, Jira, Asana, Wrike, Easy RedMine, Microsoft Teams, WebEx Teams, Notion);
  • каналы видео-конференц-связи (Google Meet, Zoom, Cisco Webex, Google Hangouts, Skype, Video call in WhatsApp, Facetime);
  • инструменты для коллаборации и прототипирования (Invision, Marvel, Adobe XD, Figma, Miro, Sketch);
  • общие календари (Google, Doodle, Calendly).

Наличие правильных инструментов для совместной работы имеет решающее значение, и, выбирая инструмент, необходимо предоставить пользователям правильные инструкции и поддержку. При правильных инструкциях и поддержке эффективность использования инструментов увеличивается, а производительность сотрудников повышается. Вложение в этот тип поддержки на первоначальных этапах сократит время выхода команд на продуктивность.

Не все инструменты могут вам подойти - рассмотрите возможность пробного периода.

Доверие
Ключ к любым отношениям - доверие. Разделяемая миссия, общие цели, дух сотрудничества и стратегический подход к построению команды поможет с работой в удалённом формате.

Установите общую цель на период удалённой работы, основанную на ценностной миссии. Возможно, в этот период вам предстоит пересмотреть приоритеты выполняемых задач. Необходимо гибко и быстро реагировать на ситуацию и формировать однозначные краткосрочные планы.
Продуктивность
Избегайте микроменеджмента (чрезмерный контроль, проверка каждого шага своего сотрудника, принятие решений за него), препятствия №1 для продуктивной и успешной удалённой работы. Убедитесь, что ожидания ясны. Регулярно проверяйте производительность и продуктивность. Эффективная коллаборация, позволяющая развивать идеи друг друга и объединять сильные стороны участников команды, помогает выстраивать продуктивные отношения и доверие.

Чётко определите задачи внутри команды. Это заложит правильные ожидания в дистанционном формате. Очень часто стартапы и малый бизнес переживают проблемы с сотрудничеством из-за неспособности сформировать команды с понятным кругом задач и чёткими границами полномочий внутри организации. Люди должны чётко понимать роль в удалённой структуре, методы информирования и форматы отчётности.
Культура удалённой работы
Коммуникационные навыки сотрудников являются критически важным фактором «виртуальных» команд. В банке есть культура удалённой работы - мы все используем ВКС и ТКС почти на ежедневной основе. Одновременно необходимо убедиться, что виртуальные совещания и встречи проходят эффективно. А сотрудник, работающий удаленно, имеет навыки общения через каналы письменной коммуникации, звонки, коллаборативные платформы.

Держите сотрудников, работающих удалённо, в курсе дел в организации, как если бы они были в офисе. Установите последовательную методологию общения и общего информирования.

В ситуации карантина на дому мы можем столкнуться с изменениями в рабочих графиках. Часть сотрудников не будут использовать время разумно, другие могут выгорать из-за отсутствия границ, обеспечиваемых офисным форматом. Необходимо сразу продумать и принять правила, по которым команда будет работать.

С самого начала должны быть озвучены чёткие ожидания, ориентировочное время на выполнение заданий, ответственные и количество выполненной работы за неделю.

Поддерживайте работу в регулярные рабочие часы. Раздражение или зависящая от настроения коммуникация; письма, отосланные ночью; снижение качества выполненной работы могут быть сигналами возможного выгорания из-за отсутствия барьеров в балансе работы и частной жизни.

Ежедневные стендапы (короткие совещания, проводимые с целью выйти на общее понимание целей, конкретных задач и своего вклада) улучшают продуктивность, прозрачность и коллаборацию. Кроме общих встреч, руководителю необходимо регулярно проводить виртуальные встречи один на один со своими прямыми подчинёнными. Это даст возможность понимать личный прогресс сотрудника, работающего удалённо, и разрешить возможные возникающие вопросы.

При удалённой работе сотрудники будут использовать личные устройства и переключатся с работы в защищённых сетях и на проверяемых компьютерах на использование собственных устройств (с не всегда совместимыми форматами), а также домашнего и общедоступного Wi-Fi. Необходимо проконсультироваться и убедиться, что люди получили удаленный доступ без снижения уровня безопасности.

Основные сложности
Оцените основные ключевые факторы, увеличивающие сложность дистанционного управления.
1. Размер команды
В относительно небольшой команде из 4-5 человек легче поддерживать дистанционную коммуникацию, чем в команде из 10-15 человек. Если у руководителя более 15 подчинённых, которые работают удалённо, то организовать слаженную командную работу крайне сложно и подойти к этому необходимо очень осознанно.
2. Неоднородность структуры команды
Наличие в команде участников из других подразделений или других организаций (например, подрядчиков) серьёзно усложнит управление такой командой.
3. Наличие второй линии руководства
Если ваша команда работает в матричной структуре, то ещё один руководитель кроме вас, будет отдавать указания и устанавливать приоритеты для каждого сотрудника.
4. Недоступность или малая эффективность использования технических средств коммуникации
Наличие современных средств связи, таких как общие сетевые диски, ВКС, ТКС, Skype, всевозможные мессенджеры и др., даёт большие возможности для поддержания эффективных коммуникаций, но всё это бессмысленно, если у сотрудников отсутствуют необходимые доступы и ресурсы для их использования.
5. Территориальная удалённость
Значительные расстояния, отделяющие руководителя и сотрудников друг от друга, препятствуют эффективной командной работе.
6. Часовые пояса
Если руководителя и сотрудников отделяют 3-4 часовых пояса, то выделять взаимно удобное время для общения гораздо сложнее.
7. Недостаточность личных встреч с членами вашей команды
Личные встречи делают команду более сплочённой и помогают разрешать конфликты и проблемы, которые преодолеть удалённо гораздо сложнее. Кроме того, недостаток личных встреч приводит к тому, что ослабевает приверженность сотрудника к команде и к руководителю. Руководителю, в свою очередь, бывает сложно разобраться и дистанционно оценить загрузку и эффективность сотрудника.
8. Малый опыт дистанционного взаимодействия
Чем меньше у руководителя и сотрудников опыта работы в «виртуальной» команде, тем сложнее будет команде справляться с поставленными задачами, так как сначала им необходимо будет научиться эффективно взаимодействовать в виртуальной среде, использовать необходимые технологии.
Сколько из перечисленных факторов актуально для вас?
Спасибо! Ваш голос принят.
Ни одного фактора
Судя по всему, вы свободно себя чувствуете в дистанционном формате работы. Так держать!
1-3 фактора
Дистанционное управление не сильно будет отличаться от обычного, и вы без труда сможете наладить эффективную работу в своей распределённой команде.
4-6 факторов
Можно сказать, что ситуация достаточно сложная, вам потребуются специальные навыки и умения по взаимодействию с сотрудниками, работающими удалённо.
7-8 факторов
Вам следует выделить задачу по развитию эффективности командной работы как приоритетную и отвести достаточно времени на то, чтобы познакомиться со всеми необходимыми технологиями и приёмами дистанционного менеджмента.